Einmal im Jahr macht die Bar & Club Kommission Zürich die lokale Clubkultur für Clubbesucherinnen und -besucher zu einem sehr fairen Preis zugänglich. Bei der diesjährigen Ausgabe machten 24 Locations mit. Für das Ticketing der über 2000 Clubnacht-Pässe setzte die BCK erneut auf TicketPlus.
Die Einlasskontrolle ist die grösste Herausforderung dieses dezentralen Eventkonzepts. Die Besuchenden wechseln in der Nacht mehrmals zwischen 24 individuellen Standorten, die teilweise mit völlig unterschiedlichen Einlasssystemen arbeiten. Trotzdem müssen die Pässe überall fehlerfrei und schnell gescannt werden, während gleichzeitig die unrechtmässige Weitergabe der Pässe zuverlässig unterbunden werden muss.
Damit die Clubnacht Zürich reibungslos funktioniert, braucht es im Hintergrund ein flexibles, zuverlässiges System. TicketPlus unterstützt die BCK Zürich als Ticketing-Partner, um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.
1. Einfacher Einlass
Das gesamte Einlasspersonal an den verschiedenen Standorten benötigte für die Ticketkontrolle keine speziellen Scangeräte, sondern konnte ganz einfach die eigenen Smartphones verwenden. Zudem konnten sich alle 24 Clubs mit einem einzigen, universellen Scanner-Login anmelden. Dadurch entfiel die aufwendige Erstellung und Verwaltung individueller Accounts für die einzelnen Standorte komplett. Die Clubs konnten ohne technische Hürden sofort loslegen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: den Empfang ihrer Gäste und einen zügigen Einlass.
2. Smarter Mehrfachscan
Damit die Besuchenden im Laufe des Abends problemlos zwischen den Locations wechseln konnten, wurde die Mehrfachscan-Funktion von TicketPlus genutzt. Nach dem Scannen war ein Pass zwar gesperrt, konnte jedoch zu einem späteren Zeitpunkt erneut an einer anderen Location eingelöst werden. So blieb das Konzept des Clubhoppings erhalten, während die Weitergabe und Mehrfachnutzung der Pässe gezielt eingeschränkt wurden.
3. Zielgerichtete Kommunikation
Ein gelungener Event beginnt nicht erst am Veranstaltungstag. Mit TicketPlus Communication konnte die BCK Zürich Besuchende aus dem Vorjahr per Newsletter ansprechen und auf die diesjährige Clubnacht aufmerksam machen. Vor dem Event erhielten alle Ticketkäufer nochmals die wichtigsten Informationen rund um das Programm und die Anreise per E-Mail.
«Dank einem universellen Scanner-Login brauchten wir für den Einlass an den 24 Locations weder eigene Accounts noch spezielle Scangeräte. Diese Einfachheit, kombiniert mit dem Mehrfachscan und der integrierten Kommunikationslösung von TicketPlus, hat uns viel Koordinationsaufwand abgenommen.»
Alexander Bücheli – Geschäftsführer BCK Zürich
Die Clubnacht Zürich zeigt, wie sich ein vielschichtiges Eventformat über eine zentrale Plattform effizient steuern lässt. Durch die Verbindung von unkompliziertem Einlassmanagement und gezielter Gästekommunikation können Abläufe vereinfacht und der organisatorische Aufwand reduziert werden.
