Die Swiss Comedy Awards! sind die bedeutendste Auszeichnung der Schweizer Comedy-Szene. Bei der Verleihung kommen Comedians und Veranstalter zusammen, um herausragende Leistungen zu feiern. Weil der Event live im Fernsehen übertragen wird, gelten besonders hohe Anforderungen an das Einladungsmanagement, die Platzierung im Saal und die Gästekommunikation.
Eine TV-Gala erfordert eine flexible Sitzplatzverwaltung, um leere Stühle im Kamerabild zu vermeiden. Dabei gilt es, die Sitzplätze von prominenten Gästen, nominierten Artisten und deren Begleitpersonen optimal zu koordinieren. Herkömmliche Ticketing-Plattformen bieten zwar teilweise eine Saalplanbuchung an, ermöglichen jedoch meist nur den Gästen selbst, ihre Plätze zu buchen. Die Organisatoren der Swiss Comedy Awards suchten deshalb nach einer Lösung, mit der sie eingehende Anmeldungen eigenständig verwalten und die Sitzplätze individuell zuweisen können. Da sich kurzfristige Änderungen nicht immer vermeiden lassen, müssen Platzierungen zudem bis unmittelbar vor der Veranstaltung angepasst werden können, ohne dass veraltete Tickets zu Verwirrung beim Einlass führen. Gleichzeitig soll die gesamte Gästekommunikation einheitlich im Branding der Swiss Comedy Awards erfolgen, um einen professionellen Auftritt sicherzustellen.
Als offizieller Ticketing-Partner deckte TicketPlus den gesamten Prozess von der Einladung über die Saalplanüberwachung bis zum Einlass am Eventtag ab.
1. Zielgerichtete Einladung und flexible Anmeldung
Über TicketPlus Communication erhielten die eingeladenen Gäste eine persönliche Nachricht mit einem Link zur Anmeldeseite. Ein Hauptformular für die eingeladene Person sowie ein Nebenformular für Begleitpersonen stellten sicher, dass alle relevanten Daten strukturiert erfasst wurden.
2. Einfacher Import vorhandener Gästelisten
Bereits vorhandene Anmeldungen mussten nicht mühsam manuell eingepflegt werden. Stattdessen liessen sich bestehende Gästelisten per Import direkt ins System übertragen. Alle Einträge standen somit zentral im Kundenbereich bereit und konnten flexibel verwaltet werden.
3. Dynamische Saalplanplatzierung bis zum Eventtag
TicketPlus ermöglichte den Veranstaltern, die Sitzplätze nach Anmeldeeingang selbst im Saalplan zuzuweisen und bis zuletzt anzupassen. Da der finale Ticketversand erst wenige Tage vor dem Event per E-Mail erfolgte, blieb die Sitzplatzverwaltung extrem flexibel. Umplatzierungen aktualisierten das Ticket automatisch, solange es noch nicht heruntergeladen wurde. Selbst bei Anpassungen im allerletzten Moment wurden die neuen Daten direkt in die Scanneransicht des Einlasspersonals eingespielt, sodass das Team vor Ort die Gäste beim Check-in sofort auf ihren neuen Sitzplatz hinweisen konnte.
4. Nahtloses Branding und Einlass-Monitoring
Landingpage, Tickets und Mailings wurden komplett im Corporate Design der Swiss Comedy Awards gestaltet. Am Eventtag zeigte der digitale Saalplan die Einlösungen in Echtzeit an, sodass das Team vor Ort sofort auf unbesetzte Plätze reagieren konnte.
«Da der Event live im TV übertragen wurde, war die Platzierung im Saal entscheidend. Mit TicketPlus konnten wir selbst den Gästen ihren Platz zuweisen, flexibel anpassen und die Tickets automatisiert zu einem späteren Zeitpunkt versenden.»
Lara Anderegg – Produktionsleitung
Die Swiss Comedy Awards profitierten von einer durchdachten Kombination aus Gästemanagement, automatisierter Kommunikation und flexibler Saalplansteuerung, die auch bei kurzfristigen Änderungen einen reibungslosen Event sicherstellte.
Gerade für hochkarätige Events und Medienproduktionen ist ein solch flexibles Tool der Schlüssel zu einem perfekten Ablauf.
